Inventarierea la 31.12

Majoritatea celor care au o firma mica nu stiu ca anual, la 31 decembrie, trebuie sa aibe inventarierea patrimoniului. In unele cazuri se accepta ca inventarierea sa se faca la 2 ani, maxim. Cum decurge inventarierea, cine o face, cum se face, ce se semneaza si mai ales cine semneaza inventarierea patrimoniului la data de 31.12?

Atentie, nu va culcati pe o ureche ca inventarierea cade in atributiile contabilului sau a firmei de contabilitate. Completv eronat: cade in sarcina administratorului de patrimoniu, rolul contabilitatii fiind unul conex. Deci daca in cazul unui control nu puteti face dovada efectuarii, la minim 2 ani a inventariere, raspunderea va fi direct a administratorului!

Cum se utilizeaza in contabilitate inventarierea:

- document pentru inventarierea marfurilor, ambalajelor si altor materiale aflate in evidenta cantitativ-valorica in unitatile cu amanuntul;
- document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din gestiunile inventariate;
- document justificativ de inregistrare in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate;
- document pentru intocmirea registrului-inventar;
- document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.


Cum se intocmeste

Se intocmeste in doua exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni si conturi de materiale, marfuri si ambalaje, si se semneaza de membrii comisiei de inventariere, de gestionar si contabilul care tine evidenta gestiunii. In situatia predarii-primirii gestiunii, listele de inventariere se intocmesc in 3 exemplare, dintre care un exemplar ramane la gestionarul predator, un exemplar la gestionarul care primeste gestiunea, iar un exemplar la departamentul de contabilitate.

Pentru marfurile deteriorate total sau partial, degradate, precum si pentru cele fara miscare sau cele care nu mai pot fi valorificate se intocmesc liste de inventariere separate.
In situatia unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de toti gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionar, iar in situatia predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.
Pentru marfurile aflate in ambalaje originale intacte, lichidele a caror cantitate faptica nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau marfurile in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, in listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea si informatiile tehnice care stau la baza calculelor.
In listele de inventariere se trec stocurile faptice constatate de comisia de inventariere prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz.
Informatiile privind marfurile inventariate se trec in listele de inventariere imediat dupa determinarea cantitatilor inventariate, in ordinea in care au fost grupate, tinandu-se seama de dimensiunile si unitatile de masura cu care figureaza in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate.
Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere se face cu aceleasi preturi folosite la inregistrarea bunurilor in contabilitate.
Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatii tuturor evaluarilor, calculelor, totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta de la locurile de depozitare. Greselile identificate cu aceasta ocazie trebuie corectate inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

Cum circula

- la gestionar (sau gestionari, in situatia predarii-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecarei file a listei, mentionand pe ultima fila a listei ca toate cantitatile au fost constatate in prezenta sa (lor), ca marfurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa (lor), ca nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum si faptul ca preturile, cantitatile, calitatile si unitatile de masura au fost constatate in prezenta sa (lor) si nu are (au) obiectiuni de facut;
- la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecarei file a listei, calcularea listelor de inventariere, intocmirea recapitulatiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilitatilor, conform dispozitiilor legale, in cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;
- la compartimentul financiar-contabil unde se efectueaza confruntarea dintre raportul de gestiune predat la contabilitate si valoarea totala a inventarului faptic. Totodata se iau masuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate si inregistrarea in contabilitate a provizioanelor pentru depreciere;
- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la oficiul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii, deteriorarii bunurilor, numele persoanelor vinovate si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;
- la conducatorul unitatii, impreuna cu procesele-verbale sus-mentionate, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute.

Unde se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
- la compartimentul de verificari gestionare (exemplarul 2).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului de inventariere:
- denumirea formularului;
- data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- denumirea unitatii;
- gestiunea;
- locul de depozitare;
- numarul curent;
- denumirea bunurilor inventariate;
- unitatea de masura; cantitatea;
- pretul unitar de inregistrare in contabilitate;
- valoarea contabila;
- valoarea de inventar;
- deprecierea: valoarea, motivul;
- comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;
- gestionarul si gestionarul primitor (in situatia predarii-primirii gestiunii): numele si prenumele, semnatura;
- departamentul de contabilitate: numele si prenumele, semnatura.