Ordin de deplasare

Ordin de deplasare

1. Se foloseste ca:

- delegatie / imputernicire data persoanei care face deplasarea;

- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate pe durata deplasarii;

- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de catre titularul de avans;

- document justificativ care trebuie inregistrat in contabilitate.


2. Se intocmeste intr-un singur exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea si justifica acordarea numerarului pentru avans. (justificare contravaloare avans)

3. Unde circula:

- la persoana care efectueaza deplasarea;
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
-la casierie pentru incasarea cash-ului sau pentru depunerea unei copii in vederea virarii banilor prin cont bancar;

- la persoanele autorizate din unitatea unde s-a efectuat deplasarea care trebuie sa confirme sosirea si plecarea delegatului;

- ulterior la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Delegatie / imputernicire de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de delegatie / imputernicire de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz);

- la persoana autorizata sa efectueze controlul financiar preventiv, pentru viza;

- la conducatorul societatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea societatii;

- denumirea si numarul formularului;

- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila societatii; semnatura conducatorului societatii; data;

- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie; stampila societatii; semnatura conducatorului societatii;

- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;

- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;

- numarul si data chitantei pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;

- semnaturi: conducatorul societatii, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, titularul de avans.

Pentru alte informatii puteti adresa intrebari la adresa de mail contabilitatea_firmelor@yahoo.com.